Come scrivere una lettera in inglese: i passaggi
Ora che conosciamo, quindi, i diversi passaggi fondamentali per scrivere una lettera in inglese chiara e ben organizzata, non ci resta che approfondirli uno per uno più nel dettaglio, con esempi realistici che ti permettano di prendere spunto e imparare al meglio.
-Intestazione (Header)
Quando si imposta una lettera, non si può che partire dall'intestazione. Questa è fondamentale per fornire informazioni di base, senza le quali quando riceviamo una lettera non potremmo sapere, per esempio, quando è stata scritta. O addirittura potremmo non riceverla nemmeno, dato che riporta anche l'indirizzo del destinatario.
Insomma, l'header è un aspetto cruciale da curare bene nel dettaglio.
Come impostarne uno efficace?
L'intestazione di una lettera varia in base alla formalità e all'uso.
In caso di lettera formale:
- Indirizzo del mittente: Inizia con il tuo indirizzo completo (senza il tuo nome) in alto a destra della pagina. Questo include il numero civico, la strada, la città, il codice postale, e se necessario, il paese;
- Data: La data segue l'indirizzo del mittente, scritta nella forma "March 12, 2024". Negli Stati Uniti, la data viene spesso scritta in questo formato, ma in altre regioni di lingua inglese come il Regno Unito, potrebbe essere scritto "12 March 2024".
- Indirizzo del destinatario: Posizionato a sinistra sotto la data, include il nome completo del destinatario, il titolo professionale se pertinente, l'indirizzo dell'azienda o della residenza.
In caso di lettera informale puoi includere solo la data, posizionata in alto a destra, omettendo gli indirizzi, poiché si tratta di una comunicazione meno formale e generalmente personale.
-Saluto (Salutation)
Una volta impostata la giusta intestazione, non resta che cominciare a comunicare: inizia dunque la parte scritta vera e propria. Anche qui, però, ci sono delle regole da rispettare: come prima cosa va impostato il saluto, che varia a seconda del livello di formalità della lettera.
Da qui, infatti, andremo ad attribuire alla lettera il tono che vogliamo assumere per la nostra comunicazione, perciò è molto importante che sia coerente con la nostra idea.
Se si tratta di una lettera formale, ci sono più regole da tenere in considerazione:
- Se conosci il nome del destinatario, usa "Dear Mr./Ms. [Cognome]," ad esempio, "Dear Mr. Smith,". Questo approccio risulta professionale e rispettoso.
- Se non conosci il nome del destinatario, "Dear Sir/Madam," è la formula corretta, dimostrando professionalità pur mantenendo un tono neutro.
- Quando scrivi a un'organizzazione o quando non sai a chi indirizzare la lettera, puoi usare "To Whom It May Concern,". Questa formula è più generica ma accettabile in contesti formali, e possiamo tradurlo con "All'attenzione di chi di competenza" o qualcosa del genere.
In contesti meno formali, invece, puoi iniziare con un semplice "Hi [Nome]," o "Hello [Nome],". Questo saluto è più personale e amichevole, adatto a lettere a amici, familiari o conoscenti. Anche in questi casi, però, spesso si tende a usare "Dear", che in questo caso assume un'accezione di affetto e vicinanza.
-Introduzione (Opening)
A questo punto, si passa all'introduzione della lettera: essa serve per stabilire lo scopo della comunicazione, ovvero informa il destinatario del motivo stesso per cui la sta ricevendo.
Un buon opening non è mai troppo lungo, ma si limita ad essere una frase o un paragrafo al massimo, in cui vengono racchiusi contesto e obiettivo della comunicazione.
Anche qui, distinguiamo tra lettera formale in inglese oppure informale.
In caso di comunicazione professionale o comunque seria, l'introduzione dovrebbe essere diretta e precisa.
Per esempio:
"I am writing to inquire about…"
"I am writing to express my interest in…"
E, se si tratta dell'introduzione di una lettera in risposta a una che hai ricevuto precedentemente, potresti iniziare con:
"Thank you for your letter dated…"
Se invece parliamo di una lettera informale, puoi permetterti di essere più personale e colloquiale, in base alla persona a cui stai scrivendo e al livello di confidenza che avete tra di voi. Una tipica apertura in questo caso potrebbe essere:
"How are you? I hope you're doing well",
"It's been a while since we last spoke"
Questa parte serve a stabilire un contatto più caloroso e amichevole.
-Corpo della lettera (Body)
Solo dopo aver adempiuto a tutte queste "formalità", è possibile cominciare con la lettera vera e propria, ovvero con il suo corpo (body). Questa è la parte centrale della lettera, dove viene sviluppato il contenuto principale e dove hai la possibilità di gestire spazi e comunicazione nel modo che meglio credi e che reputi più funzionale.
Se si tratta di una comunicazione formale, però, cerca di rispettare comunque questi punti:
- Organizza il corpo della lettera in paragrafi distinti, ciascuno dedicato a un argomento specifico. Mantieni la chiarezza e la brevità, evitando frasi troppo lunghe e complesse.
- Se stai richiedendo qualcosa, spiegane chiaramente il motivo. Se fornisci informazioni, assicurati di essere completo e preciso, in modo che ci sia poco spazio a domande, dubbi o perplessità in merito.
- Usa un linguaggio formale e professionale, evitando in assoluto abbreviazioni e slang.
Se invece è una lettera personale e informale, puoi permetterti di utilizzare non solo un tono più rilassato, ma anche un formato più discorsivo. Puoi includere aggiornamenti personali, raccontare storie o condividere pensieri in modo meno strutturato, rispettando il tuo flusso di coscienza e rispecchiando il tuo solito modo di parlare, che ti contraddistingue. Sebbene tu possa essere più libero nel contenuto, cerca comunque di mantenere una certa coerenza e logica nel discorso.
-Chiusura (Closing)
La chiusura prepara la fine della lettera e spesso include un ringraziamento o un invito all'azione (Call to Action). Sarebbe infatti brutto che la lettera si chiudesse senza preavviso, come se fosse stata troncata.
In caso di lettera formale, puoi usare frasi come:
"Thank you for your time and consideration",
"I look forward to your response"
Queste sono frasi educative che mostrano rispetto per il tempo e l'attenzione ricevuti dal destinatario.
Se necessario, puoi indicare anche le prossime azioni, come:
"Please do not hesitate to contact me if you require further information"
Per una lettera informale, invece, puoi chiudere con frasi più personali e affettive, a seconda della relazione che hai con il destinatario:
"Take care",
"Hope to hear from you soon"
La chiusura informale riflette il tono generale della lettera, e mantiene la familiarità e il contatto.
-Firma (Signature)
Infine, non si può concludere una lettera senza firma: questo sarà fondamentale, perché è il primo punto in cui compare il nome del mittente, ovvero tu.
Anche qui, ci vuole una sorta di "introduzione":
- Se è una lettera formale, usa "Yours sincerely" se conosci il nome del destinatario, o "Yours faithfully" se invece non lo conosci;
- Se è una lettera informale, puoi invece usare locuzioni come "Best regards", "Cheers", "Love" in base alla confidenza e al tipo di relazione che hai con il destinatario.
Aggiungi una virgola alla formula che hai selezionato e poi, andando a capo, apponi la tua firma.
Esempio:
Best regards,
Sarah
oppure
Yours faithfully,
Mark Wolf
