Come scrivere una e-mail formale inglese

Impara lo stile e la struttura di una email in inglese con Sprachcaffe

Saper scrivere una email formale in inglese potrebbe tornarti molto utile, un giorno o l'altro. Che sia a scuola, quando questo esercizio di scrittura viene utilizzato spesso per testare le competenze di produzione scritta, o all'università, per valutare il miglioramento nel tempo e la capacità di espressione degli studenti. Ma anche andando avanti, nel mondo del lavoro o della burocrazia se vivi all'estero: insomma, arriverà un momento, prima o poi, in cui dovrai scrivere una mail fatta bene e dovrai farlo in lingua inglese.

E per riuscirci al meglio, è necessario conoscere bene le regole che riguardano la struttura di una mail in inglese, con ogni suo step e ogni suo punto chiave, ma anche saper adattare il tono di voce e applicare i vocaboli più opportuni in base al contesto. Perché abbiamo già parlato di scrivere una mail ad un amico o una lettera, ma qui si tratta invece di un testo formale, indirizzato a persone con cui non hai confidenza e con cui devi mantenere un certo distacco, come forma di rispetto.

Come fare, quindi? Continua a leggere per scoprire come scrivere una mail in inglese con Sprachcaffe!

Argomenti trattati

» Struttura della mail con formulazioni
» Esempio di e-mail in inglese

Imparare a scrivere un email in inglese, perché è importante?

Imparare a scrivere un'email in inglese è una competenza essenziale oggi, dal momento che presenta vantaggi che si estendono sia alla carriera che alla vita personale. Come ti abbiamo accennato prima, potrebbe tornarti utile in diverse occasioni, e potrebbe essere anche la chiave del tuo successo, in un certo senso.

Innanzitutto, saper scrivere un testo del genere ti permette di instaurare e mantenere rapporti di comunicazione professionale a livello internazionale. L'inglese è la lingua dominante nelle aziende internazionali, nelle istituzioni accademiche e nelle organizzazioni governative, e naturalmente è la lingua principale in tutti i Paesi anglofoni, dove magari ti piacerebbe andare a vivere per fare un'esperienza lavorativa o per trasferirti definitivamente. Scrivere un'email in inglese permette di comunicare in modo efficace e professionale con colleghi, clienti o partner all'estero, dando accesso a una vasta rete di opportunità e informazioni.

È anche essenziale per evitare incomprensioni o errori che potrebbero influenzare negativamente il lavoro, e per espandere le proprie opportunità di fare carriera. Padroneggiare la stesura delle mail in inglese è fondamentale per accedere a posizioni più alte in aziende globali, o per collaborare in ambienti multiculturali. Molte aziende cercano personale in grado di comunicare efficacemente in inglese, e spesso questo è un requisito essenziale. Un'email scritta correttamente dimostra capacità di adattamento e versatilità, caratteristiche molto apprezzate in qualsiasi posizione lavorativa.

In secondo luogo, saper scrivere una mail in inglese ti attribuisce credibilità e professionalità agli occhi di chi ti legge. Un'email in inglese ben strutturata e scritta correttamente dà un'impressione di te di affidabilità e competenza. Rispetta le convenzioni internazionali in termini di formalità, precisione e chiarezza, e può quindi aumentare la reputazione personale o aziendale. Questo è importante soprattutto in alcuni settori, come il business, la ricerca, e la tecnologia, dove la comunicazione scritta è centrale e l'immagine professionale conta molto.

Anche nella sfera personale, ad ogni modo, saper scrivere in inglese è un'abilità preziosa, che consente di comunicare con amici e conoscenti di altre nazionalità, di partecipare a forum e gruppi online e di restare aggiornati su notizie e eventi internazionali. Un'email in inglese è spesso la modalità di comunicazione scelta per instaurare e mantenere legami con persone di tutto il mondo. E se sai come farti capire, come scherzare e come andare dritto al punto, è più facile riuscire a instaurare dei rapporti interpersonali reali, nonostante la barriera linguistica naturale.

Scrivere un'email richiede la padronanza di un vocabolario specifico e un'attenzione alla struttura e alle sfumature linguistiche. È un ottimo esercizio per migliorare il proprio livello d'inglese globale, e sviluppare una scrittura chiara e persuasiva, che puoi adattare ad ogni contesto possibile. In questo modo, sei in grado di acquisire giorno dopo giorno una maggiore padronanza della lingua e, di diiventare sempre più sicuro di te nella comunicazione, che sia essa scritta o parlata.

In sintesi, scrivere un'email in inglese non è solo un modo per comunicare: è una competenza che aumenta le possibilità di connessione, crescita e successo in un contesto sempre più internazionale. Ricordiamo, infatti, che l'inglese è una lingua parlata da circa un miliardo e mezzo di persone in tutto il mondo, di cui solo 400 milioni come madrelingua: significa che tutti gli altri -proprio come te- lo hanno appreso e lo praticano per ampliare le proprie connessioni e opportunità nel mondo.

La struttura di una email formale inglese

Resta chiaro che, per scrivere una mail formale in inglese, sia necessario avere competenze che vadano oltre alla comunicazione semplice che si può intrattenere con un amico. Bisogna seguire una struttura chiara e diretta, delineando tutti i punti che si vogliono toccare con un certo ordine. L'obiettivo è quello non solo di farsi capire, ma di farsi conoscere per la propria cortesia, professionalità e per la propria competenza.

Per questo, è fondamentale fare le cose con un certo criterio, strutturare gli argomenti con ordine in modo da non lasciare lacune e dubbi da parte di chi sta leggendo. Per farlo, seguiamo la struttura standard* delle mail inglesi.

*Con struttura standard si intende che, generalmente, sono sufficienti questi elementi per scrivere una mail completa ed efficace. È naturale che, in alcuni casi specifici, può essere necessario modificare leggermente tale struttura per rispondere a determinate esigenze di comunicazione.

Oggetto

Il primo step di una mail è sempre l'oggetto, il campo da riempire ancora prima di cominciare la stesura del testo vero e proprio.

L'oggetto è una descrizione breve e concisa dello scopo dell'e-mail. Dovrebbe essere incluso in ogni tipologia di e-mail, altrimenti non solo la nostra comunicazione rischia di finire nello spam del destinatario, ma potrebbe anche venire trascurata o non essere considerata importante o sufficientemente professionale.

Un buon oggetto di un'e-mail in inglese riassume il contenuto dell'e-mail in pochissime parole.

Ecco alcuni esempi di un buon oggetto in inglese:

Follow-up on our meeting Scheduling a call Invitation to an event Clarification needed	Request for a meeting Status of the project Preparation of the weekly meeting Important Product Update

Quindi, l'oggetto deve essere breve e specifico per indicare immediatamente il tema dell'email.

Saluti

Subito dopo, proprio come quando scriviamo una lettera, è il momento di fare un saluto (greetings). Qui, ricordiamoci che stiamo scrivendo un testo formale: è importantissimo scegliere un giusto tono e livello di formalità, a seconda del contesto e del rapporto con il destinatario.

Evita, quindi, parole troppo amichevoli come "Hey" o "Hi", e concentrati su saluti come:

Formelle Anreden: Dear [Name], Dear Sir or Madam, To who it may concern, Greetings [Name],	Formelle Anreden: Hello [Name], Hey [Name], Hi [Name],

Introduzione

A questo punto, virgola e si va a capo con la vera e propria introduzione dell'email. In questa fase, ci serve una breve frase di convenevoli e di passaggio verso l'argomento principale. Il lettore, grazie a questa intro, deve immediatamente riuscire a comprendere di cosa tratterà il resto della mail.

Non rendere l'introduzione troppo lunga, e utilizza ausili alla formulazione come quelli che seguono in base al tuo contesto:

I hope this E-Mail finds you well. With reference to ... I am writing to inform you about ...	In preparation for the upcoming meeting, I would like to inform you about ... Thank you for your email about ... A short while ago I wrote to you about ...

Il corpo dell'e-mail

Una volta salutato chi di dovere e introdotto l'argomento, è finalmente arrivato il momento della stesura della mail vera e propria: il corpo del testo.

Qui, puoi seguire la tua logica e il tuo flusso di pensiero, sottoponendo all'attenzione di chi ti legge gli argomenti che volevi toccare. Cerca sempre di mantenere un certo ordine e di presentare gli argomenti e sottoargomenti in modo organizzato, cosicché sia tutto chiaro e non vi possano nascere fraintendimenti. In questa fase puoi anche sottoporre domande o dubbi tuoi, in modo che possano ricevere una risposta diretta.

In genere, i passaggi del corpo della mail possono comprendere:

Presentazione delle informazioni:

I wanted to share with you that...
I would like to bring to your attention...
I thought you might find the following information useful...

Richiesta di feedback:

Could you please confirm if...?
Would you be able to provide your thoughts on...?
I would appreciate your feedback on...

Richiesta di azione:

Could you please arrange for...
I would be grateful if you could...
I kindly request that you...

Passaggio a un altro argomento:

Moving on to the next item on the agenda...
Let's switch gears and talk about...
Before we conclude, I wanted to bring up...

Ringraziamenti:

Thank you for your assistance with...
I greatly appreciate your support on...
Many thanks for taking the time to...

Quando hai finito tutti gli argomenti che volevi toccare, è importantissimo chiudere con una frase di ringraziamento per rendere chiaro che il corpo è terminato, e per fare la giusta transizione alla conclusione vera e propria della mail.

Congedo e firma

Alla fine della tua mail inglese è giusto salutare chi ti ha dato la sua attenzione per leggere, e per completare il tuo testo in modo chiaro e ordinato.

Puoi concludere una mail formale in questo modo:

Formule di chiusura positive: Thank you for your time and consideration. I appreciate your help with this matter. I look forward to hearing back from you soon.	Formule formali di chiusura: Sincerely Yours truly Best regards

Non dimenticare di aggiungere una virgola, andare a capo e firmarti:
Nome e cognome, dati di contatto (telefono, e-mail), presenza nei canali di social media, nome dell'azienda e altre informazioni.

Esempio di email in inglese

Ricapitolando, quindi, gli elementi fondamentali di una mail formale sono:

Oggetto, per anticipare l'argomento prima ancora che la mail venga aperta;
Saluto e introduzione, per presentarsi e introdurre l'argomento generale;
Corpo del testo, che può presentare domande, richieste, risposte, informazioni di vario genere;
Frase di ringraziamento e transizione verso la conclusione;
Congedo e firma per concludere

Adesso che abbiamo visto quali sono tutti gli elementi, non ci resta che vedere un esempio vero e proprio di email in inglese formale. In questo caso, l'obiettivo della comunicazione è una richiesta di riunione per discutere di alcune proposte riguardo a un progetto lavorativo.

(Oggetto): Request for Meeting to Discuss Project Proposal

(Saluto) Dear Jake,

(Introduzione) I hope this email finds you well. I am writing to request a meeting with you to discuss a project proposal that I believe would be of interest to your company.

(Corpo) As you know, our company has a proven track record in delivering successful projects, and I believe that our skills and expertise could be of great value to your team. I would like the opportunity to discuss this proposal in more detail and answer any questions you may have.

If you are available next week, I would be happy to schedule a meeting at your convenience. Please let me know if this is possible and what dates work best for you.

(Ringraziamenti) Thank you for considering this proposal, and I look forward to the opportunity to discuss it further.

(Congedo) Best regards,
(Firma) Peter

_{Naturalmente, in una mail reale non è necessario indicare i vari elementi: noi lo abbiamo fatto solo per farti capire meglio la struttura e renderti più semplice individuarli.}

Come scrivere una mail in inglese: i consigli di Sprachcaffe

Questa era la struttura standard da seguire, ma per fare un lavoro di fino, lascia che ti diamo alcuni consigli e trucchetti per migliorare ancor di più il tuo testo e renderlo fluido, scorrevole e nativo.

Non abbreviare le frasi: utilizza sempre la costruzione completa. Non stai scrivendo a un amico o un confidente, ma si tratta di un documento formale, magari anche a un potenziale datore di lavoro: attenzione!
Segui una struttura a paragrafi: il testo scomposto in blocchi è fondamentale per rendere la lettura scorrevole e fluida, ma anche più comprensibile agli occhi di chi legge e non conosce le tue intenzioni di comunicazione. Inoltre, puoi suddividere ogni argomento in un paragrafo per separare bene le tematiche da affrontare.
Utilizza le congiunzioni e le parole di transizione, ed evita di usare troppe virgole. In questo modo, il discorso rimane un po' più fluido, mentre le virgole tendono a spezzare la conversazione e creare troppe pause, alcune a volte anche fuorvianti.
Non utilizzare abbreviazioni o contrazioni dei verbi. Per esempio, preferisci scrivere "I am waiting" anziché "I'm waiting": non si tratta di un errore, certo, ma la versione abbreviata è un po' più informale.
Non dimenticare la punteggiatura! Okay evitare troppe virgole, ma non abolirle altrimenti chi ti legge fatica a tenere il filo del discorso. Inoltre, ricorda sempre il punto fermo alla fine della frase, ed evita di utilizzare il punto esclamativo: è troppo informale.
Scegli una conclusione prestabilita: esistono tante frasi "fatte" per concludere una mail, non avere paura di usarle. È sempre meglio così, per andare sul sicuro e risultare più formali.

Parole e frasi ricorrenti usate nella email inglese

Per lo stesso discorso dell'ultimo punto, esistono anche tante frasi "fatte" e ricorrenti che si usano per gli altri elementi di una mail, dall'introduzione fino alle varie richieste o domande che si possono sottoporre.

Per aiutarti a scrivere una mail formale in inglese nel modo migliore, ecco a te alcune parole che si usano frequentemente e ideali per varie situazioni come richieste, candidature e follow-up.

Apertura e introduzione
-I am writing to inform you that…
-I am reaching out to request…
-I am contacting you regarding…
-With reference to… ("Con riferimento a…" Questo, in caso di una mail che tratta un argomento già noto ad ambedue le parti, come per esempio un follow-up)
-I would like to express my interest in…
-I hope this email finds you well…
Richieste e domande
-Could you please provide more information about…?
-I would appreciate if you could…
-I would be grateful if you could send me…
-Would it be possible to…?
-Could you clarify…?
-Please let me know if…

Rispondere a una richiesta
-Thank you for reaching out.
-I am happy to provide the information requested.
-In response to your request…
-Please find attached… (in caso di allegati presenti nella mail)
-I am pleased to share the details as follows…
Formule di cortesia e ringraziamenti
-Thank you for your time and consideration.
-I appreciate your assistance with…
-Thank you in advance for…
-I look forward to hearing from you.
-I am looking forward to our collaboration.
Conclusione e chiusura
-Please do not hesitate to contact me if you need further assistance.
-Should you need any more information, please feel free to reach out.
-I look forward to your response.
-Best regards,
-Kind regards,
-Yours sincerely, / Yours faithfully, (per un contesto molto formale)
Frasi per fissare appuntamenti o riunioni
-Could we schedule a meeting to discuss this further?
-I am available for a call on [date/time].
-Please let me know a time that suits you.
-Would [day/time] work for you?