63 1. MODALITÉS D'INSCRIPTION Par votre inscription, vous conf irmez votre souhait de réserver l'un de nos séjours et vous vous engagez à respecter nos présentes conditions générales et particulières de vente. Votre inscription sera ferme et définitive uniquement après vérifica- tion des disponibilités par notre équipe et réception de votre facture et confirmation. 2. PAIEMENT DU SÉJOUR Tous les séjours doivent impérativement être réglés dans leur intégralité avant le début du programme. Échéancier : • inscription à plus de 4 semaines du départ : acompte de 20% du montant total du séjour sous 7 jours après la date de facturation, solde au plus tard 4 semaines avant la date du départ. • inscription à moins de 4 semaines du départ : le montant total du séjour doit être réglé sous 7 jours après la date de facturation. • inscription à moins de 10 jours du départ : le montant total du séjour doit être réglé sous 48h après la date de facturation. Paiement par carte bancaire ou PayPal uniquement. Sans nouvelles de votre part dans le délai imparti pour effectuer le premier règlement, la réservation sera automatiquement annulée (§5 "Annulation"). Moyens de paiement : • système de paiement en ligne sécurisé par carte de crédit • virement bancaire (les éventuels frais bancaires sont à la charge du payeur. Merci de nous envoyer votre preuve de paiement par e-mail ou fax.) • système de paiement en ligne avec PayPal • chèques cadeaux (bons prépayés) 3. TARIFS Le tarif du séjour comprend uniquement les prestations indiquées sur votre facture. Les séjours avec hébergement sont organisés du dimanche au samedi (sauf Brighton en résidence). Nous pouvons organiser exceptionnellement une nuit supplé- mentaire à l'arrivée et au départ (option payante et sous réserve de disponibilité). Pour les séjours jeunes, les responsables légaux sont tenus d'informer Sprachcaf fe de la réservation d'un service UM au plus tard 2 semaines avant la date de départ. Un supplément tarifaire sera facturé pour la gestion de ce service. 4. MODIFICATION DU SÉJOUR Si vous souhaitez ou devez modifier votre réservation (ex : date d'arrivée, hébergement, etc.) et ce plus de 28 jours avant la date de votre départ, des frais de 55 EUR par demande de modification seront appliqués. À moins de 28 jours pourront se rajouter des frais supplémentaires. Nous ne pouvons pas garantir que votre demande soit satisfaite mais nous ferons notre maximum. Le tarif de votre séjour pourra également être modifié. Aucune modification ne sera acceptée après le début du séjour. Modification du fait de Sprachcaffe : si lors de votre séjour, le nombre d'étudiants inscrits du même niveau est insuffisant, nous formerons des mini-groupes. Vos cours seront réduits : 12 leçons / semaine au lieu de 20 et 18 au lieu de 30. 5. ANNULATION Vous pouvez annuler votre séjour à tout moment avant votre départ. Les frais facturés dépendent de la date d'annulation : • plus de 16 jours avant le départ : 10% du montant total du séjour, max. 250 EUR • entre 3 et 15 jours avant le départ : 50% du montant total du séjour, max. 500 EUR • entre 2 jours avant le départ et jusqu'à la veille du départ : 90% du montant total du séjour, max. 1.000 EUR • le jour du départ et après le départ : 100% du montant total du séjour, max. 1.200 EUR Les frais d'inscription et de placement ne sont pas remboursables. Vous avez également la possibilité de souscrire à une assurance annulation (§8 "Assurances"). Tout remboursement sera effectué dans un délai de 2 mois après avoir reçu une lettre d'annulation de votre part accompagnée de vos coordonnées bancaires, ainsi que de tout autre document requis pour l'annulation. Annulation d'un cours en ligne : tout rendez-vous pris pour un cours sur Internet doit être annulé au minimum 24 heures avant le début du cours. Après les 24 heures requises, le cours sera facturé. Annulation du fait de Sprachcaffe : dans des cas extrêmes où le nombre d'étudiants inscrits serait insuffisant, nous nous réservons le droit d'annuler votre réservation (les sommes versées seront alors remboursées dans leur intégralité). Dans certains cas, un nombre réduit de Cours particulier pourra également être proposé en remplacement de vos cours en groupe. Retour prématuré : aucun remboursement de la partie du séjour non effectuée ne sera accordé en cas de retour prématuré : • motivé par toute décision personnelle du participant • justifié par un comportement jugé par Sprachcaffe comme inapproprié ou nuisible au bon déroulement du programme. Tous les frais engendrés par un retour prématuré restent à la charge du participant ou à celle de ses responsables légaux. 6. INFORMATIONS PRÉ-DÉPART Le participant recevra son carnet de voyage entre 7 et 10 jours avant le départ, délais respectés dans la mesure du possible sauf circonstances exceptionnelles (inscription tardive, désistement d'une famille, etc...). Les réservations anticipées n'impliquent pas que les carnets de voyage seront transmis plus tôt. Les envois se feront uniquement par e-mail. Aucune demande de changement de famille d'accueil respectant les critères de sélection de Sprachcaffe ne sera acceptée pour des raisons de distance avec l'école, d'âge, de niveau social, de structure familiale ou de convictions religieuses qui ne correspondraient pas aux souhaits du participant ou des responsables légaux de l'étudiant mineur. 7. FORMALITÉS Informations générales : • Union Européenne (UE) et Suisse : les ressortissants de ces pays doivent impérativement être en possession d'une carte nationale d'identité ou passeport en cours de validité pour les séjours en UE. Pour les séjours hors UE, ils doivent se munir d'un passeport en cours de validité. Certaines destinations exigent un type de passeport particulier, une certaine durée de validité du passeport après la date de retour et / ou l'obtention d'un visa. Nous recommandons à tous les participants de s'informer sur les démarches administratives et/ou sanitaires de leur pays de destination en visitant par exemple le site www.diplomatie.gouv. fr ou équivalent national. • Maroc, Algérie, Tunisie (et autres pays africains francophones) : les ressortissants de ces pays doivent impérativement être en possession d'un passeport en cours de validité et obtenir un visa pour le pays de destination. • Autres pays : nous invitons les ressortissants d'autres pays à bien vouloir se renseigner préalablement à leur inscription auprès des autorités compétentes de leur pays d'origine pour bien préparer leur séjour. L'accomplissement des formalités et les frais qui y sont associés sont à la charge du participant. Sprachcaffe ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des conséquences de l'absence ou de la non-confor- mité des pièces requises au passage des frontières. Tout départ rendu impossible par le non-respect des formalités administratives et/ou sanitaires ne donnera lieu à aucun remboursement. Demande de visa : pour recevoir une lettre officielle d'invitation de notre école afin d'obtenir un visa, il faut régler 40% du montant total du séjour, ainsi que 50 EUR de frais d'édition (non remboursables). En cas de refus de l'ambassade 4 semaines avant la date du départ, nous procéderons à un remboursement total hors frais particuliers sur présentation de la lettre officielle de refus de l'ambassade. Ce délai dépassé, le refus de l'ambassade sera considéré comme une annulation pure et simple (§5). Dans le cas où le visa n'aurait pas encore été délivré 4 semaines avant le départ, nous recommandons vivement de reporter le début des cours. Dans ce cas, les frais de modification ne seront pas appliqués. Pour les destinations USA et Canada, les lettres officielles d'invitation pour les citoyens de l'UE sont incluses dans les frais d'inscription (frais non remboursables). 8. NOS ASSURANCES Uniquement disponibles pour les citoyens de l'UE et Suisse. Assurance annulation : nous conseillons de souscrire à notre assurance afin de profiter de frais d'annulation réduits (20% du montant total de votre réservation) dans le cas d'une annulation pour raisons médicales à 14 jours du séjour et jusqu'à la veille du départ. L'assurance doit obligatoirement être souscrite au mo- ment de l’inscription et n’est valable que sur présentation d’un certificat médical au nom du participant. Son coût est de 2% du montant total du séjour, min. 40 EUR. Elle ne s'applique qu'en cas d’annulation avant le départ. Assurance santé : 1,50 EUR / jour + 15 EUR de frais de dossier. Pour voyager en toute sérénité, il est recommandé à tous les participants de vérifier leurs différents contrats d'assurance nécessaires au voyage (responsabilité civile, maladie, etc... 9. ALLERGIES, RÉGIMES ALIMENTAIRES Toute allergie et/ou tout régime alimentaire particulier doivent être signalés à la réservation. Nous devrons étudier chaque dossier avec le directeur de l'école concernée avant de pouvoir accepter le participant. Selon le type de régime, des frais supplémentaires pourront s'appliquer. Si un accord garantissant des conditions optimales d'accueil est trouvé, le partici- pant reste cependant responsable lors de la prise de ses propres repas ou en cas d'exposition volontaire aux substances auxquelles il est allergique. Sprachcaffe, ses partenaires et ses équipes ne peuvent en aucun cas être tenus pour responsables en cas d'incident. 10. ABSENCES ET JOURS FÉRIÉS Aucun remboursement ni rattrapage ne sera proposé en cas d'absence à un ou plusieurs cours pour quelque motif que ce soit. Les écoles sont fermées durant les jours fériés du pays concerné. Les cours manqués sont dus et ne pourront pas être rattrapés. Pour les séjours jeunes, les participants seront pris en charge par nos animateurs et un programme d'activités leur sera proposé. 11. RESPONSABILITÉS Du participant : le participant s'engage : • à respecter les lois et les codes de conduite en vigueur dans les pays de destination • à adopter une bonne conduite tout au long du séjour • à ne pas loger de personnes étrangères au programme dans les hébergements Sprachcaffe. De Sprachcaffe : Sprachcaffe, ses partenaires et ses équipes ne peuvent être tenus pour responsables : • en cas d'accident, de maladie, de perte ou vol d'objets personnels pouvant survenir lors du séjour • en cas de dommages ou problèmes provoqués, intentionnellement ou non, par le participant • en cas de force majeure ou du fait d'un tiers. 12. DROIT À L'IMAGE En acceptant nos présentes conditions générales et particulières de vente, vous acceptez que Sprachcaffe puisse utiliser toute photo, vidéo et/ou bande-son vous concernant ou concernant vos enfants / pupilles, prises au cours d'un séjour linguistique dans l'une de nos écoles dans un cadre promotionnel, sans contrepartie financière ni autorisation supplémentaire de votre part. Sous réserve de modifications et d'erreurs. (Dernière version consultable sur notre site internet.) CONDITIONS GÉNÉRALES ET PARTICULIÈRES DE VENTE
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